自営であれ会社勤めであれ当たり前の話ですが、仕事はこちらの都合通りは来ないし、勝手に止める事も出来ません。 リモートワークのご時世ですが、その点は今までと一緒です。では諸々の仕事が降ってきた時に、我々はどう立ち向かうべきでしょうか。|仕事でパニクっている貴方に

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公開日:2021.03.15

仕事でパニクっている貴方に

仕事を進める整理方法

自営であれ会社勤めであれ当たり前の話ですが、仕事はこちらの都合通りは来ないし、勝手に止める事も出来ません。
リモートワークのご時世ですが、その点は今までと一緒です。では諸々の仕事が降ってきた時に、我々はどう立ち向かうべきでしょうか。

今回はこれを考えてみたいと思います。私的にはこの災難に立ち向かうには、次の二点がポイントと感じます。実はこの二点にまつわるお話しは、私が研修部に所属していた頃、参加していた研修生を相手に研修生共通の話題として、適宜研修の中で話をしていました。

いわゆる「アイスブレイク」ネタです。この手の問いかけには研修生なりの回答が返ってくるのですが、そのどれもが特効薬ではないようで、私の話でも大きなヒントになると、感想を寄せてくれる人もいました。では以下に紹介してみたいと思います。

第一点 仕事には「MUST」と「MAY」がある。一日の仕事がスタートする時に頭の中にも手元にも全く何もない。早い話「すっからかん」という人はまずいません。昨日分の持ち越しや、今日の新規分。これらが混在している筈です。そして雑然とした仕事殆どが、自分でやるべきものです。

この状況で何となく手近にある仕事から始めると、少し経つと更に新しく仕事が入って来るようになります。こうなると収拾が付かなくなってきます。そこでこれら仕事の整理法を考えてみました。あまり細かく決めると、仕事前に仕事をすることになるので、あくまでもサクッと仕上げます。

コツは時間軸と自分軸です。これは言い換えると、「急ぐ物or急がない物」これを時間軸と言ってました。「自分でやる物or他人がやって良い物」これは自分軸です。仕事をこれらに分けるのです。最初は時間軸で、次は自分軸でわけます。
この選別作業で残った物が「MUST」な仕事なのです。それ以外は「MAY」な仕事とします。「MUST」から取り組めば、混乱しないで仕事が進められる。こう言える状況でした。

第二点 10分で出来る仕事は、優劣を考えずに片付けてしまう。これは第一点とは矛盾する部分もあるのですが、実際に自分がやってみて実効有ったと思える仕訳なので、これも研修生に示していました。このやり方の肝は、その仕事が何であれ10分で片付くならサッサとやってしまう。

この点です。やることの内容は問いません。実際始めると分るのですが、10分もあるとかなりのことが出来ます。メールを打つ。電話を架ける。ショートミーティング。金庫整理(ン!?)簡単なL/Cのドキュメント・チェック。近所の取引先への顔出し。これらが10分で片付けてしまうのです。

このやり方の利点は、とにかく一件でも仕事が片付く点です。更に相手のある仕事の場合、相手を待たせることがない点です。相手にしてみればそんなに時間のかかる話でもないのに、私からの反応が遅いとなると、「何でこんなに遅いのだ!」こうなります。大変心証を悪くすることで、その後の取引にも響きかねません。

この手の仕事は、時間が経つにつれて10分では済まなくなったり、後続の仕事が付いてしまい結局大仕事に化ける事があります。これは大いに警戒しなければなりません。以上、パニック防止策を二点お話ししました。

2021/03/15
おすがっぱ

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